¿Ya sabes cómo programar una respuesta automática en WhatsApp Business?

Thomas Maremaa

¿Ya sabes cómo programar una respuesta automática en WhatsApp Business?

Los mensajes predeterminados en WhatsApp Business tienen un rol importante a la hora de fortalecer la confianza con los clientes, ya que aunque estés de vacaciones, de alguna manera les ofreces una respuesta en el momento en que intenten comunicarse contigo.

Se ha comprobado que los clientes se sienten cómodos con las auto-respuestas en lugar de encontrarse con un silencio al otro lado. Al incluir mensajes de bienvenida, puedes brindar un gesto agradable a quien te contacta.  

Saber darle uso a los mensajes automáticos es una de las razones tras el éxito que experimentan muchos negocios alrededor del mundo. A los emprendedores les sería muy útil saber configurar las frases de respuestas rápidas y adecuadas en función de las circunstancias. Es muy recomendable no usar las frases repetitivas en los mensajes de ausencia para todas las formas de comunicación.

Conviene elegir mensajes predeterminados sencillos pero efectivos  que tranquilizaran a tus clientes. Cuando se trata de empresas, los mensajes de bienvenida no deben faltar, así como identificar bien el nombre de la empresa y las redes sociales.

Ahora es posible programar respuestas automáticas en WhatsApp Business con la ayuda de aplicaciones adicionales. En Android o iOS, puedes encontrar muchas aplicaciones relacionadas que te permiten programar un mensaje directo y añadir ejemplos de mensajes predeterminados  o recordatorios automáticos. Escoge el tipo de respuesta que más se adapte a tus necesidades.

Los mensajes automáticos en WhatsApp Business API

Estas plantillas de mensajes permiten responder de manera eficiente y rápida a los clientes. Es especialmente útil para los que se inician en los negocios por primera vez, ya que facilita la tarea de brindar respuestas inmediatas a todos sus usuarios, mientras atienden sus dudas y consultas. Es una herramienta digital de fácil ejecución y en la web se dispone de mucha información donde muestran paso a paso la forma como funciona. Si ya estás familiarizado con plataformas como LinkedIn, no será nada difícil que te vuelvas un experto en poco tiempo.

Aqui va el link al API de Whatsapp.

¿En qué consiste la respuesta automática?

Los mensajes de respuesta automática o mensajes predeterminados es un texto que generalmente contiene solo la información más relevante mandada por un bot: cuál es el periodo de tiempo durante el que no estarás disponible para atender personalmente y cuándo podrás responder a tus contactos. En algunos casos se incluye el motivo de la ausencia, dándole un toque más personal al texto. También es útil, y en algunos casos, necesario, indicar el correo electrónico de otra persona con la que se puedan contactar mientras estés ausente, sobre todo si quien quiere contactarte, lo hace por primera vez.

¿Sabes cómo crear la respuesta automática perfecta?

El que sepas configurar una respuesta automática en tu correo electrónico puede ahorrarte muchas preocupaciones, porque en los casos en que no puedas contestar, evitarás que tus contactos pierdan el tiempo esperando una respuesta. Además cuando por ejemplo, sales de vacaciones, lo ideal es que te desprendas de todas las preocupaciones que puedan entorpecer tu descanso, puedes hacer uso de WhatsApp en tu Android solo cuando sea necesario.

La respuesta automática y sus riesgos

Crear un correo instantáneo es indispensable a la hora de establecer una buena comunicación por correo electrónico. Este se configura a través de la función de respuesta automática de tu proveedor de correo o programa pero ten mucha precaución ¡y no te olvides de quitarla una vez que regreses! Si no estás muy familiarizado con el proceso puedes pedir ayuda en servicio al cliente, donde siempre un operador o equipo de soporte podrá ayudarte.

La información que se debe incluir en  el correo de respuesta automática siempre dependerá del contexto. Hay que tomar en cuenta que, de algunas empresas generalmente se espera un correo formal, en otras en cambio, es permitido incluir información personal y así hacerlo menos formal, como ya se dijo, tus mensajes automáticos deben siempre adaptarse al contexto. Con todo, un mensaje que diga de “Fuera de la oficina” no deja de ser impersonal, ya que está automatizado. Lo que se debe tener en cuenta es la necesidad de adecuar el tono del mensaje a la situación, evitando molestar u ofender a ninguna de las personas que quieran ponerse en contacto contigo.

¡Anímate a personalizar tus autorespuestas, hay muchos ejemplos de mensajes de bienvenida!

Para lograr personalizar tus DMs predeterminados lo primero que debes hacer es darles ese toque de autenticidad. Cada uno de nosotros tiene una personalidad única que también podemos mostrar a través de los intercambios diarios del correo electrónico, es esto lo que te distingue, tu sello personal. Lograr esto es más sencillo de lo que parece ¡Sé tú mismo!

No olvides que es muy fácil parecer un personaje desagradable, resulta frustrante que alguien a quien conoces y que ha cultivado una relación estrecha de amistad o de trabajo contigo desaparezca sin decir nada, sin decir nada, sin dejar siquiera un número de teléfono, así que no dejes de ser amable, los mensajes predeterminados, debidamente elaborados hacen la diferencia.

En tercer lugar, no tengas miedo de usar una facultad asombrosa que seguro tienes ¡el buen humor! Si no la tienes, desarróllala, porque manejar el humor es un agente poderoso y es capaz de lograr cambios en cualquier lugar de trabajo. Traen alivio a la rutina diaria. Si éste es tu caso, integra ese maravilloso sentido del humor en tu correo electrónico a través de mensajes predeterminados.

Ejemplos de mensajes predeterminados para Facebook, Instagram, Whatsapp, Texto, SMS, Chatbot

  1. De bienvenida.
  2. “Gracias por comunicarte con Encuadrado ¿Cómo podemos ayudarte? responderemos su consulta lo antes posible.”
  3. “Bienvenido a Encuadrado! Somos los pioneros de pagos online. En unas pocas palabras, ¿en qué podemos ayudarte?
  4. “Te damos la bienvenida. ¿Podrías dejarnos tu nombre antes de iniciar la conversación?
  5. ““Recibimos tu consulta. En breve un agente se pondra en contacto contigo. Aguarda en línea”
  6. “Gracias por tu consulta. Debes ingresar tus datos de contacto a continuación”
  7. Mandar al cliente a la web o al email
  8. “Gracias por tu mensaje. Para una respuesta más rápida, por favor llamanos al 333-3333, o envíanos un email a ayuda@encuadrado.com. Recuerda que también puedes ir a nuestra web encuadrado.com para ingresar a tu cuenta”
  9. “Gracias por tu mensaje. Te solicitamos ingreses tu nombre completo, correo electrónico y número telefónico antes de seguir con la comunicación”
  10. “Gracias por tu mensaje. Puedes visitar nuestra web encuadrado.com en la sección Blog dónde encontrarás información para solucionar tus dudas”
  11. “¡Hola! Puedes visitar nuestro sitio web encuadrado.com para obtener más información de tu consulta. Te deseamos una buena jornada”
  12. De ausencia
  13. “Gracias por escribirnos, en estos momentos no estamos disponibles. Pero no te preocupes, tan pronto como leamos tu mensaje te responderemos”.
  14. “Estimado cliente, en este momento estoy en una reunión. Le responderé a su mensaje lo antes posible gracias.”
  15. “En este momento todos nuestros operadores están ocupados. Le responderemos a la brevedad posible”
  16. “Estimado cliente, nuestro horario de atención es de 9 a 18 hs. Responderemos su consulta a la brevedad posible”
  17. “Estimado cliente, estoy de vacaciones hasta el 25 de Mayo. Si esto es urgente, communicarse con Emilia (Gerente de Atención al Cliente) al 333-3333”
  18. Confirmando compra (de e-commerce)
  19. “Muchas gracias por tu compra. Tu factura fue enviada mediante email”
  20. “Tu compra está confirmada. Espero que disfrutes de tu subscripción”
  21. “Gracias por agendar una reunión el 7 de Abril a las 10:00 am. Te esperamos. ”
  22. “Gracias por tu compra. Te enviaré un correo electrónico con más información enseguida.”

¿Cuáles son los beneficios de usar mensajes automáticos fuera de la oficina?

Seguramente ya has recibido alguna vez un mensaje que dice que la persona a quien buscas estará fuera de la oficina hasta una fecha específica (o fuera del horario laboral). Estos mensajes por lo general, lo dirige un colega a otro, o un empresario a sus clientes. Ese tipo de mensajes predeterminados ofrecen múltiples beneficios:

1. Permiten profundizar la relación entre las personas

Siempre que se tiene la oportunidad de compartir una pequeña información específica con otros, sin duda se puede profundizar su relación con ellos. En los negocios los mensajes predeterminados crean una conexión que transmite seguridad a los clientes, puedes establecer un horario de atención o agendamiento online, en el que brindar un poco de tu tiempo a tus clientes.

Igualmente, los encuentros sociales, a pesar de que los mensajes predeterminados sean automatizados, agregan profundidad y significado en las conexiones con los demás. Este proceso conduce a una mayor estabilidad y productividad en el trabajo.

2. Provee a la gente de información precisa

Usar mensajes predeterminados le permite a la gente saber cuándo regresará a la oficina. Es importante saber que la bandeja de entrada puede llenarse a menos que envíes los mensajes directamente a la papelera, también pedirá al remitente que busque llamadas de ayuda en otro lugar si es necesario. Hay que tener  en cuenta que si no envía esta información, producirá un descontento en la persona, esperando su respuesta. Si ofreces contenido preciso en este mensaje se reducirá significativamente el riesgo de confusión.

3. Permite generar más tráfico en el sitio web de tu organización.

Los mensajes predeterminados fuera de la oficina pueden enviar a las personas al sitio web de su empresa si necesitan llamadas de ayuda. Eso significa que aun estando fuera de la oficina puedes ganar nuevos clientes con un mensaje cuidadosamente elaborado. Si tienes la autoridad para ofrecer descuentos a tus clientes, no desestimes agregar una oferta promocional, seguro lograrás maximizar el potencial de este beneficio, si no aun no lo haces, hazlo lo antes posible.

4. Le quita la responsabilidad a los demás de explicar su ausencia

Sin duda que estar fuera de la oficina significará una carga para sus colegas. Independientemente del tiempo que estés fuera, tus compañeros de trabajo tendrán la obligación de tus labores, aparte de las suyas propias hasta que estés de vuelta. Cuando te tomas el tiempo de elaborar mensajes predeterminados que le permita a la gente saber a través de email que no estas cerca, entonces librarás a los demás  de algunos dolores de cabeza, también puedes facilitar tu dirección de correo electrónico y mirar tu bandeja de entrada cada cierto tiempo.

5. Puedes dejarlo encendido todo el tiempo mientras no estés

Una de las mejores ventajas de usar mensajes predeterminados fuera de la oficina, es que siempre puedes estar activo ya que funciona en todo momento, sin pausa. Eso significa que ya no necesitas preocuparte por hacer un seguimiento con las personas mientras te tomas un tiempo fuera del trabajo.

Cuando se analiza el beneficio de usar mensajes predeterminados, se llega a la conclusión de que evolucionamos hacia una comunicación automatizada, donde las ventajas son mucho más significativas que cualquier desventaja. Y que en el ámbito empresarial tener contacto con los clientes y prospectos a pesar de estar lejos del escritorio es una fortaleza que sin duda, es vital para alcanzar el éxito.

6. Brinda la oportunidad de expresar emociones

Algunos no están a favor de los avances tecnológicos, ya que debido a la automatización y el uso masivo de textos predeterminados parece que se pierde el contacto humano. En este sentido, aunque algunos profesionales independientes no aprueban el uso de emojis, estas pequeñas imágenes facilitan la expresión de emociones específicas. Ya se sabe que usarlos en email en la línea de asunto promueve una tasa de apertura mucho más alta, por este motivo puede tener sentido no prescindir de ellos cuando no estés en la oficina.

Si tienes ideas de más mensajes predeterminados, déjanos tus comentarios con tus formas de uso!  

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Escrito por
Thomas Maremaa
Co-founder & CEO
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