Cuatro Herramientas Digitales Esenciales para Avanzar en tus Proyectos

En esta columna aprenderás sobre cuatro herramientas digitales esenciales para tu organización tanto personal como laboral.

La vida independiente requiere que entiendas y aprendas una tremenda variedad de asuntos y más aún, esos asuntos cambian todo el tiempo.

 ¿Cómo lograr que no se acumulen los pendientes ni se te olviden las reuniones? ¿Dónde anotar las buenas ideas para que no se queden y se pierdan en tu mente? ¿Cómo enfocarte en lo importante más que en lo urgente? 

Y sobre todo, 

¿Cómo cuidar tu salud en medio de las ocupaciones?

Sinceramente, siento que las conocí tarde. 

Me gustaría que me las hubieran enseñado en el colegio, y si no, en la universidad, y si no, en alguno de los talleres de desarrollo personal en los que participé. 

Pero no fue así. 

Por eso escribo este pequeño artículo: para mostrarte las que han sido mis mejores herramientas digitales para organizar mi tiempo y avanzar en mis proyecto como profesional independiente.

 Mi intención no es enseñarte a usarlas, es más bien motivarte a que investigues sobre la que más te interese.

Esto te servirá para tu trabajo, pero también para mejorar y cuidar tu salud mental. 

Porque sí, ser independiente puede ser caótico. 

Tan sólo piensa que en un comienzo, deberás hacerte cargo no sólo de hacer bien tu trabajo (hacer terapia, por ejemplo), si no  de aprender de marketing, diseño gráfico, manejo de redes sociales, fotografía, networking y un largo etcétera. 

Y si quieres delegar todo eso, te sugeriría entender - al menos- de qué se trata cada uno... Pero lo profesional no es todo, ni es lo principal.

Antes que profesional, eres un ser humano que necesita ciertos cuidados esenciales: necesitas cultivar tu salud y el sentido que le das a tu vida. 

No quiero sonar alarmista, pero la verdad es que si descuidas esto, te pasará la cuenta más temprano que tarde. 

Necesitas atender a lo mismo para prevenir los colapsos emocionales y mejorar tu productividad, tu desempeño mental, creativo y sobre todo, tu experiencia cotidiana de bienestar, conexión y sentido… Todo eso que llamamos felicidad y salud. 

Empieza cuidando cuatro aspectos: alimentación, ejercicio físico, descanso y relaciones sociales.

Cuando digo 'avanzar en tus proyectos', me refiero sobre todo a tu proyecto de vida. Y en segundo lugar, a tu proyecto como profesional independiente. 

Necesitas hacer tiempo para ambas cosas, porque son proyectos interdependientes; uno no puede sostenerse sin el otro. 

Y el punto aquí, es que cuando hablamos de salud, proyecto de vida o incluso proyecto profesional, suena demasiado abstracto. 

Como si fuera algo para plantearse sólo en año nuevo y olvidarlo a la mañana siguiente. Y no debe ser así.

En resumen, para concretar tus proyectos y mantenerte sano en el camino, necesitas organizarte. Sobre todo cuando eres independiente.

Los resultados de tu trabajo (en calidad y en sueldo ) dependen en gran parte de tu capacidad de organizarte y cumplir lo que te propones personal y profesionalmente.

Para eso hay  cuatro tipos de herramientas digitales muy útiles: un calendario, un gestor de tareas, un gestor de notas y -en caso de que seas profesional de la salud o coach- una secretaria virtual. 

Ahora te cuento para qué uso cada uno y te comparto algunos ejemplos reales.

Calendario

Creo que no es necesario argumentar la necesidad de llevar un calendario ordenado. 

Lo que sí es importante destacar, es la utilidad de un calendario digital que se sincronice en todos tus dispositivos: necesitas saber tu disponibilidad en cualquier momento y lugar (esto vale para las otras herramientas también).

En mi caso, uso el calendario (Google Calendar) para eventos que involucren a otras personas y para diagramar mis días a nivel general. 

Por ejemplo, tengo un bloque de 3 horas de 'Estudio Mg.' , no específicamente la materia que debo estudiar. Lo específico lo ingreso al gestor de tareas.

Ejemplos:

Laboral

  • Programa eventos recurrentes de trabajo/estudio  enfocado.
  • Programa todas las reuniones por venir con sus detalles (enlace de videoconferencia, etc...) para evitar tener que ir a buscarlo al correo o al whatsapp.
  • Intégralo con tu secretario virtual* y despreocúpate del proceso de agendamiento de horas y cobros.

Personal

  • Establece un evento recurrente para almorzar tranquil@. Sugiero bloquear al menos una hora.
  • Establece un evento recurrente para moverte: puede ser entrenar según un plan o simplemente salir a pasear.
  • Establece un horario de término de jornada. Es el único evento que le tengo permitido un recordatorio 'SHUT DOWN!' para que me interrumpa si estoy trabajando hasta tarde.
  • Establece un día, o al menos una mañana o una tarde, donde te desconectes del trabajo cada semana para conectar con las personas que más te importan.


Gestor de Tareas

La idea principal aquí es liberar tu mente de los pendientes. Es una manera de disminuir tu carga mental, teniendo la seguridad de que atenderás todo en el momento en que decidas atenderlo. 

Y no sólo eso: es una tremenda herramienta para construir tus rutinas diarias y aprender a priorizar tareas

En mi caso, utilizo el gestor de tareas para asuntos más específicos que el calendario, como verás en  los ejemplos.

  • Algo importante es tratar de mantenerlo limpio: sugiero usarlo sólo para las 'tareas pendientes' y 'rutinas' (tareas recurrentes). Para anotar ideas, proyectos y para desarrollar ideas existen los gestores de notas.
  • En mi caso, utilizo Todoist, porque tiene un diseño muy limpio y tiene una funcionalidad excepcional: puedes escribir la fecha en lenguaje común ('mañana', 'el jueves', 'en dos jueves', ' el fin de semana', etc...) sin necesidad de abrir ningún menú. Además, puedes poner links directos a lo que sea que requiera tu tarea (sitio web, archivo, correo, etc..)

Ejemplos:

Laboral

  • Anota las incontables tareas que emergen en el día a día: redactar informes, responder correos, leer un artículo y elige una fecha para realizarlas.
  • Establece tareas dedicadas a tus proyectos en curso. Por ejemplo, estudio del magíster o terminar informe de 'paciente x' .
  • Programa tareas para hacer el seguimiento de tus pacientes/clientes con la frecuencia adecuada.

Personal

  • Programa una tarea recurrente con tu lista de compras de la feria.  Antes de salir la revisas y la vas tachando a medida que compras.
  • Si tienes un plan de entrenamiento, puedes programar una tarea los días que corresponda, con un link directo al archivo con tu planificación.
  • Puedes programar los hábitos que deseas instalar en tu vida. Por ejemplo, todos los días 'Meditar 5 minutos' a la hora que determines. Será un cariño a tu motivación cuando le des 'check'.

Gestor de Notas

Es una libreta, básicamente. 

Necesitas un lugar donde acumular tus ideas, donde anotar lo que sea que te venga a la mente en ese preciso momento.

Entre ellas, podría haber algún buen proyecto que no puedes atender ahora, pero que puedes recuperar en el futuro.

También necesitas acumular información sobre los temas que más te interesan.

Para todo eso y más, personalmente utilizo Evernote, particularmente por tres características: 

  1. Tiene un súper buscador que incluso cuando ingresas fotos de apuntes escritos a mano, puede encontrar lo que buscas. 
  2. Es súper amigable con los que somos menos tecnológicos.
  3. Tiene un diseño bien minimalista, puedes minimizar todas las barras de herramientas hasta quedar con un espacio casi en blanco, lo cual me sirve para enfocarme.

Ejemplos:

Laboral

  • Toma notas de seminarios o reuniones de trabajo y luego -si quieres- compártelas con tus colaboradores.
  • Guarda las referencias e inspiración para tus proyectos en un lugar donde sea fácil volver a encontrarlas.
  • Guarda las formaciones que te interesan en un mismo lugar para luego evaluarlas y priorizarlas.
  • Para llevar las fichas de tus pacientes o clientes (asegúrate de mantenerlas privadas).

Personal

  • Para anotar esas ideas sueltas que -si eres como yo- te llueven en cualquier momento del día. Luego las podrás encontrar fácilmente.
  • Guarda en un solo lugar todo lo que vayas aprendiendo sobre alimentación. Te puede servir para contrastar distintas fuentes y/o mostrarle lo que has investigado a un experto para que te dé su opinión.
  • Puedes crear una nota diaria para usarla como diario personal: escribe lo que te ocurrió, cómo te sentiste y qué agradeces del día, por ejemplo. Es una buena manera de aclarar la mente antes de dormir.
  • Crea una nota con los lugares que te gustaría visitar y compártela con tu pareja o amigos. Agrega fotos de cada lugar y puede servirte tanto de motivación como de referencia a la hora de decidir cuál es el próximo.


Secretaria Virtual

Me pasé medio año recopilando herramientas digitales, descubriendo que no aceptaban tarjetas nacionales, que era difícil integrarlas y hacerlas andar en un sistema automatizado, que la mayoría de las páginas de agenda están optimizadas para reuniones ejecutivas puntuales y no para sesiones recurrentes, como las de terapia...

Hasta que encontré Encuadrado. A menos que seas demasiado ordenado y te encante llevar las cuentas y las horas a mano, deberías considerar seriamente Encuadrado. Te va a liberar de una carga y de miles de problemas, permitiéndote enfocarte en lo que importa: tu trabajo, tus estudios, tu familia y tu salud.


Si llegaste hasta aquí y te motivaste a empezar a organizar mejor tu tiempo para avanzar en tu proyecto personal y profesional, déjame darte un último consejo:

Comienza de a poco. 

Si intentas implementar todo de una vez, colapsarás y más que una ayuda a reducir el estrés y la carga mental, se transformará en todo lo contrario.

Pero esto es otra historia -muy importante, por cierto- que podemos explicar en otra ocasión: que hay que dar pasos pequeños, pero mantener el ritmo.

¿Qué te parecen estas sugerencias?


Sigue a Cristóbal en sus redes:

Instagram

Web

Encuadrado


Cristóbal es Mg.(c) Neurociencia social, psicólogo integrativo y certificado en medicina del estilo de vida.

Cristóbal Carrasco
Psicólogo