Según el Servicio de Impuestos Internos (SII), una factura electrónica es un documento que vino a reemplazar las facturas de papel, al ser como su nombre lo indica “una factura electrónica”, esto representa un avance significativo a la hora de respaldar las operaciones comerciales entre los diferentes contribuyentes.

En otras palabras, esto significa que la factura electrónica tiene la misma validez que la factura manual anteriormente aceptada, y su uso permite optimizar procesos con validez legal, reducir costos, ayudando también a modernizar el sistema tributario del país con un nuevo documento digital.

En este este artículo nos encargaremos de explicarte con más detalle que es una factura electrónica, qué importancia tiene a la hora de respaldar todas las operaciones comerciales y su aporte significativo en la disminución de las evasiones de impuestos que se suma a la brindada por una firma electrónica o firma digital. Trataremos de responder las preguntas frecuentes que nos llegan sobre este tema tan importante al iniciar tu actividad económica.

Una vez que se factura electrónicamente, el SII habilita automáticamente la recepción y emisión de documentos tributarios electrónicos (DTE) —boletas electrónicas, notas de crédito, débito o guías de despacho— permitiendo verificar la autenticidad y validez de los mismos, esto representa una ventaja para las empresas.  Veamos a continuación que es una factura electrónica y cuáles son sus  características.

Antes de continuar, es importante saber que la boleta electrónica debe estar firmada de forma digital por el emisor, por esta razón es necesario comprar certificados electrónicos a fin de poder habilitar la firma. Igualmente se puede imprimir en papel normal, sin necesidad de estar timbrado, no necesita ninguna otra característica especial. Los folios son autorizados vía online por el SII.

¿Qué es la factura electrónica en Chile?

Chile es pionero a nivel mundial en lo referente a la implementación de la facturación electrónica para pyme. Cabe destacar, que este es un proceso que ha resultado muy beneficioso para las empresas chilenas, ya que la innovación tecnológica les ha permitido experimentar una mayor efectividad en las actividades de facturación mejorando de manera significativa sus actividades comerciales. De ahí la importancia de saber los componentes de una factura electrónica y cuáles son los beneficios que aporta a tu negocio.

Igualmente, es de vital importancia que todo empresario chileno esté bien informado acerca de las boletas electrónicas, puesto que el gobierno chileno tomó la decisión de implementar la factura electrónica con el propósito de mejorar los procesos de negociación llevados a cabo por los contribuyentes, facilitándoles ahorrar en costos y obtener un mejor desarrollo de sus tareas.

Dados los beneficios de la factura electrónica, muchos empresarios chilenos a partir del 2002 iniciaron su certificación, motivados por sus intereses propios utilizando la facilidad del proceso de creación de un sistema de facturación electrónica a través de Internet. Se puede decir que Chile es uno de los países pioneros a nivel mundial en la implementación de la factura electrónica; cabe destacar, que fue el único país que se ofreció voluntariamente para llevar a cabo este proceso.

¿Qué otras características se deben tener en cuenta?

Además de que la factura electrónica sea firmada digitalmente por el emisor y la numeración sea autorizada vía Internet por el SII, los contribuyentes autorizados como emisores electrónicos tienen la facilidad de seguir emitiendo facturas tradicionales y a su vez quedan habilitados para recibir electrónicamente los DTE enviados por otros contribuyentes.

Luego de saber que es una boleta electrónica, necesitas familiarizarte con el proceso de facturación.

A este respecto, en Chile, durante los últimos años, se han implementado diferentes acciones a fin de modernizar todo el sistema tributario, uno de las acciones más significativas ha sido la factura electrónica. Todos estos esfuerzo han permitido que hoy en día Chile cuente con un esquema completamente digitalizado, gracias a esto  los emprendedores tienen la ventaja de poder emitir desde un software público o privado todos sus DTE.

¿Qué tipos de documentos necesito para el proceso de facturación?

Primero, necesitas contar con un certificado digital, o su equivalente, una acreditación de la firma que te permitirá validar la identidad de la persona o institución que emite los documentos tributarios oficiales.

Por otro lado, necesitas el timbre electrónico, éste vino a reemplazar a su versión tradicional de cuño. En el timbre electrónico va incluido el registro y el año de la resolución que autoriza al contribuyente como emisor electrónico. Con esto se puede verificar que el emisor de la factura electrónica está debidamente aprobado por el SII.

Finalmente, debes tener el archivo XML, éste corresponde a la factura electrónica, pero su formato tiene la peculiaridad de poder intercambiar este documento con distintos sistemas informáticos, por lo tanto es utilizado por el SII con la finalidad de verificar los datos entregados por los emisores.

Múltiples beneficios de la facturación electrónica

Una vez que ya sabes que es una factura de formato electrónico, estás en capacidad de conocer los múltiples beneficios que puedes obtener a partir de la implementación de este nuevo sistema. Estos beneficios no sólo abarcan al Estado chileno, sino también a las empresas en otros países de latinoamérica y el mundo, puesto que se diseñó con la intención de obtener un óptimo desarrollo en sus operaciones y así modernizar el área tributaria, la cual presentaba un atraso en el área tecnológica.

Como ya se dijo antes, la facturación electrónica por venta de bienes ayuda a reducir considerablemente  las posibilidades de un fraude o evasión de los impuestos por parte de los contribuyentes. Esto gracias a que en formato digital, es mucho más complejo poder alterar los documentos, que éstos se extravíen o que suceda alguna otra situación que evite su contabilización.

Este método hace posible llevar un control más exhaustivo de todas  las operaciones de compra-venta que se llevan a cabo entre los contribuyentes, así como hacer cálculos de impuestos de forma más exacta, terminado por ahorrarnos una cantidad significativa de tiempo a todos.

Otros beneficios a mencionar:

• Reducción significativa en los gastos en papel, impresión y las tareas administrativas.
• Ahorro de tiempo al ya que no hay necesidad de asistir a las oficinas del SII a timbrar documentos.
• Ofrece un registro de compras y ventas actualizado con un comprobante digital.
• Se dispone de mayor seguridad en cuanto al resguardo de los documentos y la información relacionada con la empresa.
• Se dispone de mayor facilidad para consultar documentos electrónicos a través del portal del SII o un software.
• Se puede disponer de una verificación inmediata respecto a la validez de los documentos.
• Se puede realizar un mejor seguimiento a las boletas por cobrar en las empresas, debido a que se encuentran registradas de forma electrónica.
• Una mayor rapidez en la emisión de facturas de las transacciones.
• Se disminuyen los errores gracias a la automatización de procesos de  registros de proveedores o clientes.
• Se obtienen mejoras en el servicio al cliente en general.
• Es posible realizar una supervisión de los documentos a distancia con solo disponer de una conexión a internet.
• Permite un mayor control del flujo de caja, ya que posibilita observar en tiempo real todas las entradas y salidas de dinero en una empresa.

Tal como se puede observar, son muchos los beneficios de la implementación de la factura de compra en Chile, esto mejora notablemente la experiencia con los sistemas de recaudación de impuestos, tanto con los clientes como con miembros de la empresa.

Asimismo, los avances tecnológicos permiten usar poco a poco más herramientas digitales como éstas que facilitan los procesos y optimizan las operaciones con el fin de aumentar las ganancias.

Ya sabes qué es una factura electrónica y su importancia en Chile. Déjanos un comentario con tus dudas o consultas, y comparte este artículo con alguien que pueda encontrarlo beneficioso.