Cual es la importancia de las fichas electronicas?

Thomas Maremaa

¿CUAL ES LA IMPORTANCIA DE LAS FICHAS ELECTRÓNICAS?

Las fichas electrónicas llegaron para modernizar la extensión informativa en el mundo, ya que con ellas se puede acceder a cualquier fuente de información de manera organizada; y armar bases de datos  que facilitan cualquier trabajo de investigación, ahorrándonos tiempo y el espacio que ocupaban las fichas impresas, por lo tanto, el uso de las fichas es generalizado, y si hablamos de su importancia, la lista va a ser muy extensa.

¿Qué son las fichas electrónicas?

Las fichas electrónicas son una importante herramienta a la hora de consignar la recopilación de datos o publicaciones digitales, actualmente son muy utilizadas para guardar los registros de la información consultada en internet. Son llamadas “fichas electrónicas” porque se realizan en formato digital con la ayuda de un computador o un teléfono inteligente.

¿Cuáles son las facilidades que brindan las fichas electrónicas?

  • Una de las facilidades que más resalta en las fichas electrónicas es que se pueden incluir vínculos de las páginas web ya consultadas y acceder a ellas con tan solo un clic.
  • Las fichas electrónicas permiten hacer referencia a otro tipo de recursos que no son necesariamente textuales, como son: los códigos de programación, los documentales, entrevistas audiovisuales, entre otros.
  • La rapidez para tener acceso a la información es notable en una ficha electrónica.
  • Con solo presionar un botón ya tienes todas las fichas sin perder tiempo en cada sección impresa.
  • Permiten almacenar una gran cantidad de información sin tener que preocuparse por el espacio.
  • Puedes clasificarlas y subdividirlas en varias entradas sin necesidad de salirte de la ficha electrónica.
  • Se guardan en formato editable, permitiendo modificar la información con mucha facilidad.

Características de las fichas electrónicas.

  • Incluyen todos los datos que se necesitan para facilitar la ubicación del texto que se está fichando. Esto es muy importante, debido a que muchas páginas web de donde se toma la información carecen de algunos datos básicos como autor o fecha de publicación.
  • No se recomienda guardar las fichas electrónicas en formatos PDF o como imagen, para evitar tener que crear un nuevo documento si desea hacer algún cambio a la ficha.
  • Resumen con la mayor precisión la información. La ficha se maneja más eficientemente si la información que se introduce en ella es específica.  

Elementos de las fichas electrónicas

Los elementos en una ficha electrónica varían dependiendo de la información que contenga, pero por lo general tienen los siguientes datos básicos:

  • Nombre y Apellido del autor. Se coloca el nombre de quien escribió el artículo. Se puede agregar el nombre que identifica al medio en el que se publica, esto se conoce como autor institucional.
  • Título del libro.  Éste es el nombre del libro, artículo o recurso que se cataloga en la ficha.
  • Editor. Aquí se especifica el nombre de la editorial, así como el número de edición.
  • Dirección electrónica.  Ésta es fundamental para ubicar y consultar el texto.
  • Sinopsis. Aquí se colocan las ideas principales del artículo, esto con la finalidad de orientar más rápidamente acerca de la información que contiene.  
  • Fecha de consulta. Se colocan los siguientes datos: día, mes y año y, de ser posible, la hora en que se realizó la revisión del texto.
  • Otros datos. Además de lo nombrado, se puede agregar información adicional y así las fichas estarán más completas. Por ejemplo: número de la ficha, notas personalizadas del investigador, tipo de publicación, número de páginas, fecha de publicación, lugar de la edición. Es importante resaltar, que la ficha electrónica tiene la gran ventaja de no tener límites, así que se puede agregar toda la información que sea necesaria, sin que se vea perjudicado el espacio disponible, contrario a las fichas de formato físico.

Tipos de fichas.

Las fichas electrónicas cumplen diferentes funciones, aquí te presentamos su clasificación, según su uso.  

  • Fichas bibliográficas:

Una ficha bibliográfica se conforma por un listado de datos donde se hace referencia a las diferentes fuentes de información o documentos que se han utilizado en un libro, artículo o revista, entre otros materiales de lectura. Es decir, son un instrumento que reúne las características de cualquier documentación o fuente que ha sido consultada, en ella se incorporan los datos del autor, año de edición y título del libro o fuente consultada.

  • Fichas de trabajo:

Es un documento muy organizado, de extensión corta, ya que en este tipo de fichas se resumen las informaciones más importantes de una investigación o proyecto, lo que se busca es contar con un registro de los elementos claves para la comprensión del contenido de los documentos generados. Es aconsejable mantener un orden en la presentación de dicha información.

  • Ficha textual:

En este tipo de fichas se transcribe el texto consultado o una parte de él, por esto se debe señalar entre comillas la información que ha sido seleccionada, para que no sea tomada como una ficha personal. Debe contener la referencia bibliográfica de donde se obtuvo la información, y en la parte superior izquierda se deben colocar los siguientes datos:  

  • Nombre y apellido del autor.
  • Nombre de la obra.
  • Lugar de publicación.
  • Editorial.
  • Año de publicación y página.

Cabe resaltar, que existen dos tipos de citas: citas textuales y citas ideológicas o paráfrasis. Al ser textuales se transcriben frases enteras de un trabajo, deben ser fieles con idéntica ortografía y puntuación de la fuente original, incluso si están incorrectamente escritas. En las citas ideológicas o paráfrasis, se resume con propias palabras la idea que transmite el autor, se parafrasea lo dicho por el autor, esto es válido siempre que se reconozca el nombre del autor.  

  • Ficha de resumen:

En la ficha resumen se expone brevemente lo más importante de un documento, usando poco contenido, es muy útil para tener una visión global  del tema en cuestión.

Entre sus características resaltan la brevedad, ya que no deben exceder las 200 palabras, además debe ser un texto coherente, que se entienda por sí solo, independientemente del texto base.

  • Ficha de estudio:

Las fichas de estudio permiten memorizar los conceptos más importantes vistos en una clase, taller, seminario, etc. Es muy útil a la hora de recordar fechas, y cuando se necesita tener una idea clara y fácil de explicar sobre cualquier tema.

  • Ficha hemerográfica:

Esta ficha se usa para registrar datos de una revista o periódico de donde se tomó alguna información. Para hacer el registro correcto del medio impreso de donde se extrajo la información, se anotan el título de la obra (periódico o revista).

En caso de que la información se tome de una publicación periódica (editada y publicada de manera regular) como es el caso de periódicos, revistas y boletines, se debe citar las publicaciones periódicas tomando en cuenta la siguiente estructura: (Los apellidos del autor, el año y página de la cual se extrajo la cita).

  • Ficha clínica electrónica:

Estas fichas están diseñadas especialmente para uso médico, ya que en ellas se registran detalladamente cada atención realizada a los pacientes a la vez que se tiene el historial médico, pudiendo manejar varios datos a la vez de una manera muy fácil.  

¿Cómo se pueden ordenar las fichas?

Existen algunas técnicas que se pueden utilizar a la hora de ordenar las fichas electrónicas:

La primera a mencionar es el fichero de autores donde se ordenan las fichas por orden alfabético (tomado el primer apellido de cada autor).

Para ordenar las fichas por materias, se necesita hacer una previa clasificación de diversos subtemas de la investigación o del área de interés y ordenar las fichas por cada subtema, llevando un orden alfabético de un solo autor o de varios autores. Lo más fácil sería hacer una sola ficha por referencia en un fichero de autores.

Actualmente existen muchos programas que permiten archivar en el disco las referencias bibliográficas. Este sistema resulta de gran utilidad, sobre todo cuando se dispone de una gran cantidad de referencias bibliográficas, ya que permite recuperar toda la información no sólo por orden alfabético de autores o de materias (como en los ficheros de cartulina) sino por otros conceptos como: año de publicación, palabras-clave, temas, subtemas, etc. En definitiva, la utilidad mayor es que una ficha electrónica puede estar indizada en varios subtemas sin tener que repetirla.

Ya sabes la utilidad y características de las fichas electrónicas, ¡Anímate y arma tus ficheros!


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Escrito por
Thomas Maremaa
Co-founder & CEO
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