Confirmaciones automáticas, gestión de centros y recetas

Febrero suele ser un mes de contrastes. Mientras para muchos es el momento de desconectar, para quienes gestionan una consulta o un centro de salud, es el mes de la planificación silenciosa. Es el momento donde se revisa qué funcionó el año pasado y qué procesos necesitamos ajustar para que, cuando llegue el "frenesí" de marzo, la operación no se desborde. 

En Encuadrado entendemos que tu prioridad este mes no es solo llenar la agenda, sino asegurar que la estructura que sostiene tu trabajo sea sólida. No se trata solo de "anotar una cita", sino de cómo operar tu consulta de manera profesional y rentable, permitiéndote retomar el ritmo con el control total de tu tiempo.

El mayor dolor de un profesional al iniciar el año no es solo la administración; es la incertidumbre. El "paciente que no llega" tras las vacaciones o el "mensaje de agendamiento que se perdió porque estabas en tus días de desconexión" en el caos del regreso tienen un costo operativo y emocional alto.

Muchos intentan resolver esto de forma manual: mandando recordatorios uno a uno o revisando listas pendientes los domingos por la tarde. Esa fragmentación del trabajo te quita tiempo para lo más importante: atender. Por eso, este febrero nos enfocamos en construir herramientas que no solo ordenan, sino que blindan tu agenda para el resto del año.

¡Veamos qué pasó en febrero!

Confirmación de citas por WhatsApp

El mayor dolor de un profesional al iniciar el año es la incertidumbre: el paciente que no llega tras las vacaciones. Hoy, la vida de tus pacientes pasa por WhatsApp, y las confirmaciones automáticas son la mejor forma de proteger tu tiempo y reducir el ausentismo de pacientes de forma efectiva.

Al integrar este flujo, logramos que Encuadrado trabaje en segundo plano: si un paciente cancela 48 horas antes, la hora se libera automáticamente. Como nos contó Guillermo Varela, nutricionista y usuario del Plan Avanzado: “Lo bacán es que si la persona cancela, la hora se elimina automáticamente... me ha ahorrado harto trabajo la verdad. 10 de 10”.

Si el paciente confirma

El sistema se actualiza automáticamente en la plataforma. Además, recibirás una notificación en la App y un correo electrónico para que estés al tanto sin tener que abrir el calendario.

Si tú ya habías cancelado la cita y el paciente marca que "sí asistirá", el sistema detecta el conflicto. Le avisamos al paciente que la cita ya no existe y que debe comunicarse contigo directamente. No te notificaremos a ti para no generar ruido innecesario.

Si el paciente marca "No asistiré"

• La hora se marca automáticamente como inasistencia (nombre tachado en el calendario).
• Se le envía un correo al paciente confirmando la cancelación.
• Tú recibes la notificación inmediata para que puedas reasignar ese espacio.
• Importante: Solo ejecutamos esta anulación si la sesión no está pagada. No queremos intervenir en procesos de devolución de dinero o anulación de boletas de forma automática; esos casos complejos siempre quedan bajo tu control.

Esta funcionalidad es exclusiva para los usuarios del Plan Avanzado. Si estuviste en nuestro último webinar, ya eres parte del grupo prioritario para esta activación.

Recuperación de citas e ingresos

Hay muchos pacientes que desisten en el proceso de agendamiento por factores que tú no puedes controlar: una interrupción en el camino, no encontrar la tarjeta a tiempo o simplemente dejarlo para después. En Encuadrado, no damos esa sesión por perdida.

Cuando un paciente inicia una reserva pero no completa el pago, activamos tres mecanismos de recuperación diseñados para reducir el abandono:

1. Recordatorio en el Perfil: Si el paciente vuelve a entrar a tu perfil de agendamiento, encontrará un mensaje destacado para retomar su reserva exactamente donde la dejó, con un botón directo para pagar.
2. Recuperación por Correo: A los 7 minutos de inactividad, el sistema envía un correo automático con el asunto "Tu hora está casi agendada", facilitando el enlace directo a la pasarela de pago.
3. WhatsApp de Recuperación (Exclusivo Plan Avanzado): A los 15 minutos, el paciente recibe un mensaje de WhatsApp recordándole que su sesión aún no está confirmada.

El impacto en los números

No es solo una notificación más. Hemos comprobado que el 11,7 % de los mensajes enviados por WhatsApp terminan en un pago exitoso.

Es por esto que usuarios del Plan Avanzado han visto hasta $600.000 CLP recuperados; el sistema trabaja rescatando ingresos mientras tú estás en sesión o descansando.

Con las nuevas etiquetas en tu App, ahora puedes confirmar exactamente cuántas de tus citas han sido recuperadas por el Plan Avanzado. 

Evaluaciones por WhatsApp

Las evaluaciones no son simplemente "comentarios": son el canal más poderoso para conseguir más pacientes de manera genuina y orgánica. Vimos que enviar la solicitud por WhatsApp en el momento correcto incrementa en un 557 % las evaluaciones, construyendo tu reputación mientras tú te enfocas en atender.

Sabemos que construir esta reputación de forma manual es difícil. El flujo tradicional tiene barreras naturales:

• En promedio, solo 1 de cada 38 sesiones termina en una evaluación con comentario de forma espontánea.
• Aunque intentes recordarlo al finalizar la sesión, es natural que a veces se te pase o que el paciente simplemente no abra el correo de seguimiento una vez que ya salió de tu consulta.

Esta funcionalidad viene incluida en el Plan Avanzado. 

Gestión de Centros: Grupos de Servicios

Para quienes gestionan centros con múltiples especialistas, la agenda se vuelve un reto logístico. No se trata solo de software, sino de contar con las herramientas para centros adecuadas que centralicen la operación.

Hemos lanzado una funcionalidad diseñada para centralizar y organizar tus servicios de manera inteligente.

Desde la configuración de tu Centro (Equipo → Configuraciones), ahora tienes el control total para:

• Diseñar grupos de servicios bajo tu propio criterio (ya sea por ubicación, precio, tipo de atención o especialidad).
• Agregar, editar o eliminar servicios y profesionales dentro de cada grupo con un par de clics.
• Mantener una vista panorámica de todos los grupos creados y sus servicios asociados.

Sabemos que una nueva configuración puede generar dudas, y el miedo a "romper algo" es real. En Encuadrado, el valor diferencial no es solo el software que construimos, sino el respaldo humano que hay detrás. No dudes en escribirnos al canal de soporte si tienes preguntas.

Recetas desde la App

¡Recetas simples, retenidas, órdenes de exámenes y certificados! Todos los documentos que ya emites en Encuadrado ahora están disponibles directamente en la App móvil.

Si olvidaste emitir un documento en la sesión o necesitas enviarlo con urgencia, ya no necesitas correr hacia un computador. Resuelve los pendientes administrativos desde tu bolsillo mientras te desplazas entre consultas o durante tu paseo matutino.

Si no lo sabías, si tienes el Plan Avanzado, la emisión de todas tus recetas no tiene costo adicional.