Recordartorio De Pago: Ejemplos de Mensajes

Thomas Maremaa

Un recordatorio de pago, es una notificación o aviso que suele enviarse a los clientes a fin de informarles sobre el cobro de deudas vencidas, o por vencer.  

Cuando el proceso no surte efecto, los pagos pendientes sin duda tendrán un impacto negativo en la liquidez de la empresa. Por otro lado, la ley exige a los acreedores que mantengan al mínimo la reclamación para los clientes morosos.

Esto significa un reto para las empresas, ya que necesitan optimizar sus procesos para reducir significativamente los costes relacionados con el recordatorio de pago atrasado y también mejorar el comportamiento de pago general de sus clientes.

Para conseguir este objetivo, resulta imprescindible que optimicen sus procesos de comunicación digital. Por ejemplo por SMS.

Recordatorio de pago por SMS

Es una de las estrategias más utilizadas dentro de la gestión de cobranzas. Para llevarla a cabo se pueden usar distintos canales de comunicación, SMS, correo electrónico y llamadas. En todos los casos es muy importante que la empresa conserve las evidencias de los mensajes enviados.

Cómo escribir el mensaje de vencimiento

A la hora de escribir la frase SMS de cobro, la idea no es cobrar de forma directa al cliente, sino recordarle que su fecha de pago caducó o está a punto de caducar y que el gasto existe y necesita ser pagado. El mensaje SMS, aunque sea delicado, debe ser directo y corto.

Sin embargo, a partir del momento en que estés seguro de que el cliente no efectuó el pago, y ya se pasó de la fecha límite, debes cobrarle. Está comprobado que los cobros hechos después de la falta de pago, tiene un alto porcentaje de retorno.

Cuando es usado correctamente, esto permite que la empresa pueda cobrar de acuerdo a las condiciones que se establecieron previamente, sin perjudicar la experiencia del cliente final. En caso de usar el canal de SMS, los envíos de los mensajes de texto deben responder a una secuencia predeterminada por la empresa. A continuación, se muestran algunas propuestas según tu necesidad.

Primer recordatorio de pago

En este primer recordatorio se acostumbra usar un aviso que suene cordial y muy amistoso. El recordatorio debe referirse a que el período para realizar el compromiso de la boleta ya se ha iniciado. En este mensaje no se incluyen reclamos, ya que está claro que el cliente aún está dentro del período establecido para cumplir con su deuda.

Ejemplo de este tipo de SMS:

“Luisa, ¿cómo estás? Te informamos que tu compromiso con fecha de vencimiento (la fecha que se coloca aquí debe oscilar entre los 2-7 días posteriores al envío del mensaje) ya está disponible para que puedas efectuar tu pago. Una vez más agradecemos tu confianza en (Nombre de la entidad)”.

Primer recordatorio de pago una vez vencida la factura:

Lo recomendable es enviar este recordatorio una vez que han pasado dos o tres días del vencimiento de la factura. Una manera de evitar confusiones en estos casos y no afectar la opinión del cliente, es agregando una frase al final del mensaje, en tono amistoso, donde se pide no tomarlo en cuenta si ya pagó.

Ejemplo:

“Hola, Carmen Domínguez. (Empresa) te informamos que aún no recibimos el pago por el compromiso con vencimiento (fecha). Te pedimos compruebes si el pago ha sido efectuado. Si ya has efectuado el pago, haz caso omiso de este mensaje. Gracias por preferirnos”.

Segundo recordatorio de pago una vez vencida la factura:

Este segundo recordatorio ya demanda un poco más de firmeza por parte de la organización. A estas alturas, la entidad no tiene la menor duda de que el pago de facturas vencidas no se ha efectuado. Este segundo recordatorio se afianzará en dos circunstancias: 1.- No se ha efectuado el pago y 2.- No se tuvo ninguna noticia del cliente

Ejemplo:

“Hola, Marian (Empresa) hemos confirmado que el pago de la factura ha vencido el (fecha). Necesitamos que realices el pago a la mayor brevedad posible. Si tienes alguna duda al respecto, por favor comunícate con tu asesor (canal de contacto)”. También se puede anexar el número de factura.

Llegó la hora de enviar el tercer recordatorio de pago, ésta será la última comunicación escrita formal que se enviará antes de proceder con una demanda. Aquí es importante que seas específico y sobre todo directo cuando tengas que incluir las acciones que vas a tomar en caso de que no recibas el pago. Algunas de estas acciones pueden ser colocar al cliente en retención de crédito, involucrar a una agencia de cobranzas y hasta contratar a un abogado.

No se debe olvidar que hay dos objetivos, el primero es recibir el pago de la deuda y el segundo mantener a tus clientes y, aunque te sientas frustrado, mantén una actitud profesional.

El SMS es un canal con mucha aceptación, también se ha comprobado que mejora las relaciones con los usuarios. Esto sin duda se debe, a que los clientes prefieren los canales de mensajería instantánea.

Sin embargo, en la actualidad no resulta conveniente aferrarse a un solo canal cuando se necesita realizar determinadas interacciones con el cliente. Lo más apropiado es adoptar una estrategia omnicanal, ya que ésta ofrece una experiencia del usuario más consistente e integrada, indiferentemente del canal de comunicación.

Algunos canales como las llamadas, IVR, correo electrónico o el WhatsApp suelen ser muy útiles en la gestión de cobranzas. Por esta razón, estos y otros canales deben incluirse en las acciones de la estrategia de gestión. El objetivo que se persigue es convertir la deuda en activos líquidos, siempre buscando, en lo posible, mantener al cliente satisfecho.

¿Qué es un correo electrónico de recordatorio?

Una de las herramientas más poderosas que utilizan los especialistas en marketing es el correo electrónico de recordatorio. Su función es simple, pero muy efectiva: recordarle al destinatario algo importante que se avecina, algo que se esperaba de él, pero no sucedió.  

El envío de mensajes por este medio se utiliza muy a menudo para el cobro de deudas. Estos recordatorios generalmente incluyen: monto adeudado y métodos de pago. Es muy común que las empresas y organizaciones utilicen el correo electrónico de recordatorio para notificar a sus clientes acerca del pago vencido de su tarjeta de crédito o servicios.  

El flujo de efectivo/cuentas por pagar y cobrar

Es importante tener claro que dos áreas vitales en cualquier proyección de flujo de efectivo en una empresa serán las cuentas por pagar y por cobrar. Un banco siempre considera las cuentas por pagar, ya que éstas representan obligaciones de deuda a corto plazo, como dinero adeudado a proveedores.

El banco también deberá considerar las cuentas por cobrar, ya que sirven como flujo de caja  entrante a futuro para bienes y servicios que una empresa vende hoy. Los bancos suelen utilizar los montos anticipados correspondientes a cuentas por cobrar adeudadas para determinar cuánto efectivo se podrá generar en el futuro.

Finalmente recuerda que cuando realizas el envío, es importante utilizar, en primera instancia, un tono amistoso, ya que al final, el objetivo que persigues es que se realice el pago de una deuda que representa un flujo de efectivo para tu empresa o negocio.

Si te gustó el artículo, compártelo con alguien que se puede beneficiar.

Comparte este post
Escrito por
Thomas Maremaa
Co-founder & CEO
Blog

Al cuadrado2

Donde el profesional independiente aprende y queda más preparado.

Suscríbete y se parte de la fórmula ganadora 🧪!

Gracias! Tu suscripción ha sido recibída!
Oops! Something went wrong while submitting the form.