¿Te sientes abrumado por la cantidad de correos que recibes cada día? Con esta guía paso a paso, podrás transformar tu bandeja de entrada en un sistema organizado y eficiente. Ideal para gestionar pagos, boletas, agendamientos y más. ¡Manos a la obra!
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¿Sabías que Gmail tiene 20 años? 🧐 Durante dos décadas, Gmail ha sido el espacio donde has guardado cartas de amor, proyectos, conversaciones importantes, pagos, promociones y mucho más.
El correo electrónico es una herramienta esencial en la comunicación diaria, tanto para personas como para empresas. Va mucho más allá de ser un simple canal para enviar mensajes; es una pieza fundamental en la gestión de servicios, la relación con clientes y el posicionamiento de marcas.
Veamos para qué se usa y cómo organizarlo para que no sea un caos.
Gmail se utiliza para gestionar correos electrónicos, facilitando la comunicación personal y profesional, el envío de archivos, la organización de citas, y el seguimiento de pagos y promociones mediante etiquetas y automatizaciones.
En esta guía práctica, te mostraremos paso a paso cómo organizar tus correos en Gmail para que mantengas todo bajo control. Desde agendamientos y pagos hasta boletas y promociones, aprenderás a utilizar etiquetas y automatizaciones para que nada se pierda y puedas enfocarte en lo que realmente importa.
Paso 1: Crear etiquetas para categorizar los correos
Paso 2: Filtrar y automatizar la organización de correos
Paso 3: Usa el sistema de arrastrar y soltar para mayor rapidez
Paso 4: Revisa tu bandeja de entrada de manera eficiente
Paso 5: Mantén la constancia y automatiza
¡Comencemos con el tutorial!
En Gmail, las carpetas se llaman etiquetas. Te permiten organizar y clasificar los correos para encontrarlos fácilmente. Sigue estos pasos para crearlas:
1. Abre Gmail y desplázate a la barra lateral izquierda.
2. Haz clic en "+" donde ves que dice “Etiquetas".
3. Dale un nombre (ej.: Pagos, Boletas, Agendamientos).
4. Personaliza colores: Haz clic en los tres puntos junto a la etiqueta creada para asignar colores diferentes que te ayudan a distinguirlas visualmente.
Consejo: Puedes anidar etiquetas, es decir, crear subetiquetas. Por ejemplo, dentro de Pagos, podrías tener subetiquetas como Pagos recibidos y Pagos pendientes.
Para que Gmail archive automáticamente los correos en la etiqueta correspondiente, usa filtros.
5.Selecciona un correo relacionado (ej.: un recibo de pago).
6. Haz clic en los tres puntos (opciones) y selecciona "Filtrar mensajes similares".
7. Define los criterios: por remitente, asunto, o palabras clave específicas.
8.Marca la opción "Aplicar etiqueta" y elige la etiqueta adecuada.
9. Activa "Saltar la bandeja de entrada" para que los correos vayan directo a su carpeta.
Otra opción útil es arrastrar y soltar correos directamente sobre la etiqueta deseada:
10. Selecciona el correo en tu bandeja de entrada.
11. Arrástralo hacia la etiqueta en la barra lateral izquierda.
12. El correo será etiquetado y archivado automáticamente.
Adoptar la técnica de Inbox Cero ayuda a evitar acumulaciones:
-Establece horarios fijos para revisar tu correo (por la mañana y al final del día).
-Usa este esquema para procesar cada correo:
1.Responder: Si puedes hacerlo en menos de 2 minutos, responde de inmediato.
2. Eliminar: Borra los correos irrelevantes o date de baja de newsletters innecesarias.
3.Delegar: Reenvía correos que otra persona pueda manejar.
4. Diferir: Si necesitas tiempo para atenderlo, programa un recordatorio para más adelante.
Al inicio, organizar los correos puede requerir algo de esfuerzo, pero con el tiempo se convertirá en un hábito. Además, aprovecha los filtros para automatizar la clasificación y reducir tareas manuales.
Implementando estas estrategias, tendrás una bandeja de entrada limpia y organizada que reducirá el estrés y aumentará tu productividad. ¡Comienza hoy y transforma tu correo en una herramienta eficiente!
Content Manager Podcast
Periodista, content manager y consultora de comunicaciones.
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