Las cuentas por pagar es un proceso que no se debe descuidar en ninguna empresa, más si opera con crédito obtenido a través de una entidad financiera, ya que cada vez que una empresa compra a un proveedor a crédito, automáticamente se realiza una entrada contable para las cuentas por pagar, que de no llevarse un seguimiento a las cuentas, puede generar morosidad.

Es tan importante y delicado este punto, que la mayoría de las grandes empresas destinan departamentos enteros que se dedican de forma exclusiva a la gestión de las cuentas por pagar. Estos departamentos suelen encargarse de resolver los pagos que la empresa debe a los acreedores por concepto de alquileres, compra de bienes, materia prima, y todos los servicios necesarios para mantener estable la empresa.

¿Qué son las cuentas por pagar?

En contabilidad, las cuentas por pagar se resumen en débitos o deudas que posee una empresa a sus acreedores y proveedores, estas deudas son el resultado de la adquisición de bienes y servicios.

En otras palabras, las cuentas por pagar son una obligación (deuda) que posee una empresa relacionada con su actividad económica. Generalmente, estos tipos de obligaciones corresponden a créditos que se originan por la compra de materiales e insumos, que no están vinculados a entidades bancarias, pero que igualmente tienen unos términos de pago establecidos.

Estas cuentas por pagar se originan cuando estos materiales, insumos y otros bienes se adquieren a crédito, es decir, no son cancelados inmediatamente. De esta manera, las deudas se registran en los libros contables, a fin de hacer un seguimiento de las cuentas y son canceladas a los acreedores en el tiempo acordado.

Clasificación de las cuentas por pagar

Las cuentas por pagar se clasifican según el tiempo de vencimiento que se haya acordado con el acreedor, como veremos a continuación, existen diferentes tipos de cuentas por pagar:

• Cuentas por pagar a corto plazo: éstas se conocen también como pasivos corrientes. Los pagos de estas cuentas se realizan en un corto período de tiempo, que consta de un año o menos. En algunos casos los pagos se realizan mensuales y hasta diarios.
• Cuentas por pagar a largo plazo: estas cuentas se les denominan pasivos no corrientes. El pago de las mismas se debe realizar en un período de tiempo mayor a un año. Estas cuentas a diferencia de las anteriores, se suelen pasar por alto con mayor facilidad, esto se debe a lo esporádico de los pagos.

Importancia de las cuentas por pagar

Es muy importante tener organizadas las cuentas por pagar, especificando fecha determinada, número de factura, saldo acreedor. Es un hábito necesario, que genera en clientes y empleados la necesidad de seguir al pie de la letra las normas contables apropiadas. Es una prioridad para cualquier empresa que las cuentas por pagar estén reflejadas en el plan contable, ya que contribuye positivamente en la empresa, de manera que:

• Se logra reducir de forma considerable los riesgos de fraude o pérdidas innecesarias.
• La solvencia genera confiabilidad en los clientes potenciales y se consolida una buena reputación.
• Permite acceder con mayor facilidad a créditos bancarios y a financiamientos de proveedores inmediatos.
• Se evita perder el rastro de las deudas y pagos que se generan por los intereses.

¿Qué es el proceso de cuentas por pagar?

El proceso de cuentas por pagar, es un conjunto de procedimientos que se llevan a cabo para realizar el pago a un proveedor. Estas pautas son esenciales si se quiere mantener una información coherente y precisa, sobre todo cuando se maneja un volumen de transacciones que involucra a muchos departamentos.

Proceso de cuentas por pagar

• Recibir la boleta: Estas son muy importantes, ya que permiten cuantificar lo que se recibe.
• Revisión de los detalles de la factura: Corresponde al departamento de cuentas por pagar asegurarse de que en la factura se incluyan datos como; nombre del proveedor, autorización, fecha y todos los requisitos que concuerden con la respectiva orden de compra.
• Actualizar los registros: Cuando se ha recibido la factura, el paso a seguir es actualizar las cuentas del libro mayor. Normalmente se realiza una entrada de gastos. Este paso, en algunos casos, puede requerir la aprobación de la dirección.
• Realizar el pago: Es importante que los pagos se procesen antes o en la fecha de vencimiento especificada en la factura, respetando lo acordado con el proveedor y la empresa compradora. Asimismo se deben preparar y verificar los documentos que sean necesarios. No se debe olvidar tener en cuenta detalles relacionados con del cheque, datos bancarios del proveedor, los comprobantes de pago, así como la factura original y la orden de compra. Igual que en el paso anterior, la realización del pago puede, en algunos casos, necesitar la aprobación de la dirección.

¿Cómo se presentan en los estados financieros las cuentas por cobrar?

Cuando se trata de cuentas a corto plazo éstas figurarán en el activo circulante, por otra parte, si se trata de cuentas a largo plazo figurarán en el activo fijo.

En este caso, los estados financieros permiten tener una comprensión clara acerca de cuál es de la situación financiera de la empresa y cómo ha sido el desempeño financiero en un periodo o fecha determinada.

Llevar un control del flujo de efectivo (flujo de caja) y un buen manejo de las finanzas, permite dar una idea clara y eficaz sobre tus gastos, ingresos y utilidades.

¿Cómo influyen los términos de crédito en las cuentas por pagar?

En los términos de crédito se incluyen la cantidad de días que transcurrirán hasta el vencimiento de un pago. En este sentido, cuando una empresa decide comprar los productos o servicios de otra empresa, debe establecer una relación de compra, con derechos de cobro. Aquí se decidirá cómo pagará a ese proveedor.

Mientras el comprador se adhiera a los términos de crédito del vendedor, éste le permitirá seguir realizando compras a crédito. En caso contrario, si una empresa no cumple con los términos de crédito o acumula muchas infracciones de pago tardío, los privilegios de cargos pueden ser revocados.

Las nuevas tecnologías y el sistema contable

En definitiva, la mejor forma de gestionar las cuentas por pagar es olvidarse de una vez el aspecto manual y al momento de pagar pueden comenzar a utilizar la automatización de las cuentas por pagar.

En la actualidad, existen herramientas que posibilitan la instalación de software rápido, sencillo y accesible y, por lo tanto, son capaces de mejorar el proceso de cuentas por pagar, lo que permite tener un mayor control.

Actualmente las tecnologías avanzadas de cuentas por cobrar, cumplen un objetivo fundamental al mejorar el rendimiento del capital de trabajo. Es así como las nuevas tecnologías permiten a las compañías integrar más efectiva y rápidamente sus órdenes de compra y transmisiones de pago tanto en formato impreso como electrónico.

Sigue las recomendaciones y mantén sanas tus finanzas

La recomendación para todas las empresas, especialmente para aquellas que recién comienzan, es que mantengan una buena reputación a través de unas finanzas sanas, ya que es la única manera que podrán operar adecuadamente. Y en definitiva, para lograr mantener las finanzas de la empresa en buen estado, entran en juego diversos factores, uno de ellos, el más importante, es la correcta gestión de las cuentas por pagar.

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