Cómo Realizar Un Inventario (Rápido y Sencillo)

Cómo Realizar Un Inventario (Rápido y Sencillo)

Si decides iniciar una empresa propia, sin importar cuál sea el tipo de negocio, con él vendrán ciertos compromisos que no podrás eludir. Uno de ellos, por no decir el más necesario, es el de hacer cada cierto tiempo, un inventario.

No cabe duda que la tarea de realizar un conteo de la mercadería es un proceso bastante complejo, y hasta aburrido, pero es indispensable que lleves un estricto control de stock disponible, para tener un buen control en tu cadena de suministro.

¿Qué es un inventario?

Un inventario es el documento más básico dentro de la contabilidad, su función es sumamente importante debido al aporte que brinda en la gestión de almacenes, conocer la totalidad de productos terminados y los que están en proceso de producción, es vital para la salud del patrimonio de una empresa o negocio. Por otro lado, en algunos países esto constituye una obligación legal.

Hay que tener en cuenta que la gestión de inventarios  y sus características, varían de acuerdo a las particularidades y necesidades de cada negocio y que se debe tener en cuenta desde la inauguración del negocio.

¿Qué significa hacer un inventario?

Un inventario es un registro preciso y ordenado de todo lo que representa el patrimonio de la empresa. Para lograrlo, deberás hacer listas detalladas por cada tipo de producto o activo que involucre a tu empresa.

En otras palabras, hacer un inventario es la acción de dar orden y estructura a los productos e insumos que utiliza una organización, ahorrando costos de almacenamiento lo cual es clave en la productividad de cualquier negocio, siendo también un aspecto que destaca dentro de las responsabilidades que debe cumplir un administrador.

¿Cuáles son los pasos que necesito seguir para la realización de un inventario?

Un buen inventario, te permite conocer el funcionamiento de tu negocio desde dentro, y así podrás detectar con anticipación alguna falla de gestión que te impida ganar el dinero que debieses. Además, te asegurarás de vigilar la cantidad de productos, con qué tipo de mercadería cuentas, que productos están obsoletos y cuáles son los faltantes.

Para sacar provecho a todas las ventajas, es importante que conozcas a fondo lo que involucra hacer un inventario, esto es precisamente lo que te explicaremos en este artículo ¡Sigue leyendo hasta el final!

Sigue los pasos y has un buen inventario para tu negocio:
  1. Acondiciona y organiza el espacio que utilizarás para ubicar los artículos: Es importante que te asegures de que el espacio este limpio, seco y bien iluminado. Sería ideal que cuentes con estanterías rotuladas para ubicarlos más rápido y fácilmente.
  2. Define el sistema de gestión y formato de almacenamiento: Esto dependerá de si los artículos son perecederos o no, y también de la rotación que cada uno posee.

  3. Define la codificación de los artículos. En este caso contempla variables como: número de modelo, color, estilo, proveedor, entre otros.

  4. Elige una herramienta de control de stock: La herramienta adecuada va a depender tanto del negocio como de la complejidad o cantidad de artículos que se manejen. En el mercado, encontrarás muchas opciones: plantillas pre diseñadas en Excel y diversos Software de Gestión a la medida.

  5. Registra todos los movimientos: Es muy importante que registres tanto la entrada como la salida de los productos en la herramienta que decidas utilizar para el control de stocks. Esto te permitirá contar con la información precisa al momento de la venta.
  6. Realiza un inventario físico real:  Si hay algo clave en los inventarios, esto es el conteo físico inicial. Ya que, si este no es exacto, será imposible que pueda coincidir con el conteo del inventario final.
  7. Programa el inventario. Dedica un día o varios días, para realizarlo, es importante que una vez que empieces, no lo dejes para después.  

Conoce la importancia de los inventarios

Existen muchos gestores, más que todo en las Pymes o empresas que apenas comienzan, que piensan que el inventario es solo un documento más que se realiza en una hoja de papel o una hoja de cálculo excel, donde se lleva nota de ciertos bienes. Pero realmente no es así, ya que el inventario sirve para cientos de usos, por ejemplo, ayuda a llevar un control detallado y preciso del flujo de productos, a fin de determinar patrones de consumo y lograr generar oportunidades de negocio.

¿Qué beneficios ofrece los inventarios?

No cabe duda que, un buen sistema de inventario es imprescindible debido a que permite llevar de forma eficiente un control detallado acerca de cuáles son los productos más vendidos, los que están estancados y por cuánto tiempo, a la vez que orienta acerca de qué decisiones eficientes se deben tomar.

Por otro lado, es la herramienta perfecta cuando se trata de hallar irregularidades y fugas de stock o de dinero que estén ocurriendo en tu negocio, con el inventario puedes identificarlas de forma rápida y encontrar la fuente.

¿Cuál es el objetivo de la realización del inventario?

Cuando vayas a iniciar el inventario, es importante que tengas claro qué buscas cumplir o qué persigues. Es evidente que detrás de la realización de un inventario, existen importantes objetivos, sin embargo, debes priorizar algunos que son esenciales para que tu empresa funcione eficientemente. Algunos objetivos prioritarios podrían ser:

  • Detectar productos que ya están deteriorados o expirados, estos solo ocupan espacio y ya perdieron su valor comercial.
  • Verificar si existe algún hurto de mercancía, esto es algo a lo que casi todas las empresas se enfrentan en menor o mayor medida. Por otra parte, esta información es muy útil en la administración eficiente de tu empresa o negocio. Algunas empresas hacen un inventario permanente donde el registro de la mercancía se mantiene actualizado en tiempo real, posibilitando un estricto control del stock.
  • Descubrir posibles errores humanos o del sistema de inventario, esto puede suceder debido a que algunos productos estén en su lugar, o que el encargado de realizarlo pudiera haber cometido algún error práctico. También, podrás identificar si el problema está en el software de gestión.

Como podrás ver, realizar inventarios periódicos de la manera correcta no solamente te ayuda a ser ordenado, sino que también te permite identificar áreas de mejora utilizando tu base de datos agilizando tu proceso de operación. Por otro lado un control de inventario por código de barras es de mucha ayuda, proporciona una actualización en tiempo real y brinda  la oportunidad de reducir niveles reduciendo los costos que implica.

¿En qué otros aspectos es relevante realizar un inventario?

Ahora bien, existen otros motivos relevantes que determinan la importancia de levantar y mantener un inventario —además de antes mencionados— veamos cuales son:

  • Predicción:

Los inventarios ayudan de forma sustancial a los gerentes y dueños de negocios cuando se trata de planificar un cronograma de producción. En el caso de empresas manufactureras, por ejemplo, determinan qué cantidad de materia prima y suministros se necesitarán durante un periodo determinado. Esto es muy importante, para mantener un balance entre lo que la organización requiere, y lo que será generado.

  • Fluctuaciones:

En el caso de las PyME, éstas no siempre conocen con exactitud la cantidad de productos que solicitarán sus clientes durante un mes o un año. En este caso, un inventario suficiente, servirá de reserva para suplir las fluctuaciones de demanda si éstas llegaran a originarse. Los inventarios son clave cuando se trata de prever este tipo de variaciones.

  • Inestabilidad de suministro:

Una correcta realización de los inventarios es muy favorable a las empresas a la hora de experimentar una falla en el suministro de productos o materias primas, las fallas de suministro se pueden evitar si se lleva un conteo que contemple esta posibilidad y se planifique un abastecimiento temprano de todos los productos que puedan experimentar escasez.

  • Protección de los precios:

Al comprar una cantidad exacta de productos necesarios para cubrir la demanda que se genera en la empresa o negocio, se elimina la necesidad realizar recompras de materiales que puedan inflar los precios de los productos para el cliente final.

  • Descuentos por cantidad:

Si se planifica correctamente mediante la realización de inventarios, se puede hacer una sola compra grande que, dependiendo del tipo de proveedor, posiblemente consigas descuentos que se traducen en mejoras para tu empresa.  

  • Ahorro de costos:

Complementando lo mencionado anteriormente, llevar un inventario de la manera correcta, es una buena forma de evitar costos asociados a la compra de un suministro o producto, por ejemplo, en fletes, traslados, impuestos, movimientos dentro de almacén, proceso de fabricación, etc; y a su vez maximizar la eficiencia de nuestras fuentes de ingreso.

¿Existe un momento ideal para hacer un inventario?

Muchos comercios y empresas eligen el fin del año fiscal para hacer un inventario general, su objetivo es verificar que la información que presentan ante el Servicios de Impuestos Internos (SII) está correcta y, evitar cometer faltas relacionadas con delitos tributarios.

¿Inventarios cíclicos o inventarios anuales?

Esto dependerá del tipo de empresa, y sus necesidades, a continuación, veremos en qué consisten estos dos inventarios:

  • Inventarios cíclicos:

Estos inventarios son catastros rotativos, se suelen aplicar en empresas cuyo flujo de ventas es rápido y, por lo tanto, exige llevar un método que facilite el control de mercancía.

Dentro de sus ventajas está la reducción del riesgo de fallas o faltas en el stock. Garantizan un control completo y eficaz de los productos almacenados, esto favorece la identificación de errores.

  • Inventarios anuales:

Si tu negocio es de rápido movimiento y quieres realizar el inventario una vez al año, es indispensable que interrumpas las actividades de tu empresa por un periodo apropiado para realizar un buen inventario. Aparte de la declaración de tu patrimonio, el inventario anual es una muy buena opción.

Este tipo de inventario no debe verse como una obligación legal en las empresas, sino más bien como la oportunidad de controlar, medir y mejorar la gestión de los inventarios. El inventario anual debe ser bien planificado, ya que es un proceso propenso a muchos errores, y ameritan paralizar todas las actividades de la empresa mientras se lleva a cabo.

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